Outil de gestion pour une agence immobilière

Le problème

L'agence tient son secteur depuis des années, et son travail vivait dans trois outils à la fois : un logiciel métier pour les mandats et les annonces, une plateforme de diffusion pour créer les profils acquéreurs, un tableur pour les relances. Le même contact y était saisi deux ou trois fois, chaque fois un peu différemment. Les critères d'un acquéreur, type de bien, pièces, surface, étage, extérieurs, budget, tenaient sur une trentaine de lignes qu'il fallait recopier. Le retour hebdomadaire aux vendeurs se rédigeait de mémoire, le vendredi après-midi. Et personne dans l'équipe ne disposait d'une vue d'ensemble de ce que l'agence avait en portefeuille.

Ce que nous avons construit

Un outil unique où le bien est au centre. L'acquéreur est saisi une seule fois, avec la trentaine de critères que les conseillers utilisent vraiment et plusieurs zones de recherche sur la ville. Les mandats et les estimations se posent sur une carte, à côté des zones des acquéreurs, et depuis n'importe quel bien la liste des personnes à appeler s'affiche avec leurs coordonnées. L'estimation s'appuie sur des ventes comparables du quartier, et propose un prix dès qu'elle en a assez pour être crédible. Les visites, les appels et les échanges s'empilent dans une timeline par personne. Les relances reviennent d'elles-mêmes à un mois puis à deux. Le vendredi midi, l'outil demande si le retour aux vendeurs est fait, et prépare pour chacun un message tiré des visites de la semaine, qu'il reste à relire et à envoyer.

Comment ça s'est passé

Nous avons commencé par suivre le schéma de vente de l'agence tel qu'il se déroule vraiment, de l'estimation à la remise du mandat, puis aux visites et au suivi des acquéreurs. Ce parcours a donné l'ordre de construction : d'abord la fiche bien et la carte, puis les acquéreurs et le rapprochement, puis le calendrier et les retours du vendredi. Les conseillers ont regardé chaque lot avec leurs propres dossiers sous les yeux, et c'est comme ça que les vrais écarts sont apparus : les six critères prévus au départ sont devenus trente, parce que c'est ce qu'ils saisissent au quotidien.

Aujourd'hui

L'outil est utilisé au quotidien par les cinq conseillers de l'agence, sur le portefeuille réel. Il réunit sur un seul écran ce qui demandait trois outils et une ressaisie permanente : la journée commence par une liste plutôt que par une recherche, un acquéreur est saisi une seule fois, et le retour du vendredi part à tous les vendeurs sans que personne ait à se rappeler qui a déjà eu le sien.